Kostnaden för en självbetjäningsterminal omfattar hela systemets hårdvara, programvara, driftsättning och löpande drift. Skärmpriset är bara en del. Utgå från uppgiften terminalen ska utföra och be sedan varje leverantör prissätta samma omfattning.
En informationsterminal kanske bara behöver visa en karta. En beställningsterminal kan även behöva ta betalt, skriva ut kvitto och skicka order till kassasystemet. Varje extra uppgift kan ändra behovet av utrustning, programvara och support.
Vad bör en terminaloffert innehålla?
En användbar offert skiljer terminalen från arbetet för att ta den i drift. Den ska ange modell, ingående delar samt engångsavgifter och löpande avgifter. Be leverantören markera varje post som inkluderad, valbar eller levererad av annan part.
| Kostnadspost | Vad påverkar priset? | Begär följande |
|---|---|---|
| Skärm och dator | Skärmstorlek, pekteknik, processor, minne och lagring | Exakt modell och hårdvarulista |
| Hölje och montering | Vägg-, disk- eller golvmontering, ytfinish och profilering | Mått, vikt och monteringsanvisningar |
| Betalningsläsare | Läsarmodell, fäste, godkänt land och betaltjänst | Skriftlig bekräftelse på stöd från betalleverantören |
| Skanner och skrivare | Kodtyper, portar, pappersformat och reparationsåtkomst | Lista över stödda komponenter och ett fungerande test |
| Terminalprogramvara | Beställningsflöde, språk, tillgänglighetsfunktioner och fjärrstyrning | En demonstration av uppgifterna användarna ska genomföra |
| Koppling till kassasystem | Menydata, priser, beställningar, lager och orderstatus | Avtalat dataflöde och vem som bygger det |
| Driftsättning på plats | El, nätverk, installation, tester och personalutbildning | Driftsättningsplan och tydlig lista över undantag |
| Löpande kostnader | Programvaru- och betalningsavgifter, papper, nätverk och service | Avgiftslista och supportvillkor |
En produktbild kan visa tillval. Kontrollera den skriftliga offerten innan ni antar att skrivare eller kortläsare ingår. Använd sidorna för YJCEN:s självbetjäningsterminal och den modulära självbetjäningsterminalen för att diskutera nödvändig hårdvara.
Definiera beställningsflödet före prisförfrågan
Beskriv varje steg från användarens första tryck till avslutad uppgift. I en restaurang kan det vara att välja mat, lägga till tillval, betala och få ordernummer. Beställningen måste också nå rätt personal eller system.
Lista vad som ska hända vid fel. En rätt kan ta slut, en betalning misslyckas eller skrivarpappret ta slut. Bestäm vad skärmen visar och hur personalen hjälper kunden.
Uppgifterna hjälper programvaruleverantören att prissätta arbetet och gör resultatet testbart. Om terminalens roll behöver förtydligas, se vår guide om självbetjäningsterminaler och kassasystem.
Se checklistan för val av självbetjäningsterminal.
Kontrollera betalningsstöd före hårdvaruköp
Att en kortläsare passar i ett fäste bevisar inte att betalningssystemet fungerar. Läsare, betaltjänst, terminalapplikation och användningsland måste passa projektet. Be applikations- och betalleverantörerna bekräfta stöd för den föreslagna lösningen.
Squares guide till betalning på plats och Stripes guide till Terminal-konfiguration beskriver olika sätt att ansluta betaltjänster. De kan användas som planeringsreferenser men bekräftar inte att tjänsterna fungerar med varje YJCEN-modell.
Kom överens om vem som levererar läsaren, ordnar betalningskontot och hanterar betalningsfel. Begär aktuella avgifter från betalleverantören för er marknad. Håll dem separata från hårdvarupriset.
Skilj inköp från löpande kostnader
Engångskostnader kan omfatta utrustning, profilering, programvarukonfiguration, kassakoppling, installation och utbildning. Löpande kostnader kan omfatta programvara, nätverk, papper, support och betalningsavgifter.
Använd samma antal terminaler och planeringsperiod för varje offert. En avgift per enhet kan ge en annan totalsumma än en avgift per butik. Kontrollera när debiteringen börjar och vilka funktioner licensen omfattar.
Startkostnad = terminaler + nödvändiga extradelar + programvarukonfiguration + integrationsarbete + installation + utbildning.
Löpande kostnad = återkommande programvara och support + nätverk + förbrukningsmaterial + betalningsavgifter + planerade reparationer.
Markera okänt pris som inväntande offert, inte som noll. Visa tillval på separata rader så att köparen ser vad ett tillägg ändrar.
Jämför två offerter utan att missa kostnader
Anta att en offert omfattar terminal och skrivare och en annan även programvarukonfiguration och första årets support. Detta är ett omfattningsexempel, inte en YJCEN-offert. En jämförelse av totalsummorna visar inte ensam vilket erbjudande som uppfyller underlaget.
Lista först vad som ingår i båda offerterna. Be sedan leverantörerna prissätta saknat arbete. Kontrollera frakt, installation, personalutbildning och kassakoppling. Ta med arbete från tredje part i projektsumman.
Jämför därefter nästa års avgifter. En offert kan innehålla en kort provperiod och en annan en längre betald period. Dokumentera slutdatum för varje inkluderad tjänst och förnyelsekostnad.
Kontrollera slutligen supportens omfattning. En reservdelsgaranti kan täcka en trasig komponent men lämna arbete eller frakt till köparen. Fråga vem som hanterar fel i butiken och vilka kostnader de skriftliga villkoren täcker.
Budgetera för pilot och vidare utrullning
En pilot är ett mindre test före en full beställning. Den ska använda vald terminal, skrivare, läsare, applikation och kassakoppling. En demonstration på en annan dator kan visa applikationen men avgör inte alla hårdvaru- eller platsfrågor.
Håll pilotkostnader separata från upprepade kostnader. Applikationskonfiguration och varumärkeslayout kan delas mellan butiker. Elarbete, fästen, frakt och utbildning kan ändå behövas på varje plats. Fråga vilka kostnader som gäller en gång respektive per enhet eller plats.
Vid beställning i etapper, avtala om offertens giltighetstid och kontrollera om senare enheter får samma delar. Om läsare, operativsystem eller applikationsversion ändras bör ansvarig leverantör bedöma om lösningen behöver testas igen.
Använd en tydlig acceptanschecklista
Bestäm vad som måste godkännas innan piloten accepteras. Testa en fullständig beställning och vanliga felsituationer. Dokumentera hårdvarumodeller och programvaruversioner som användes.
- Kontrollera att beställningen når rätt system med rätt artiklar och pris.
- Kontrollera att lyckad eller misslyckad betalning ger ett tydligt meddelande.
- Bekräfta hur personalen hjälper en användare som inte kan slutföra en beställning.
- Testa vad som händer efter omstart eller nätverksavbrott.
- Visa personalen hur papper byts och hur delar som behöver service nås.
- Dokumentera varje öppen fråga, ansvarig part och det test som krävs för att avsluta den.
Använd pilotresultatet för att bekräfta utrullningsplanen. Om ett steg oftare kräver personalhjälp än förväntat, granska skärmflöde eller supportprocess innan fler enheter beställs.
Planera support i varje butik
Utse en första kontakt vid fel så att personalen vet vilken leverantör den ska ringa. Kontakten ska veta när hårdvaru-, applikations-, kassa- eller betalningsteamet behöver kopplas in.
Bestäm vem som lagerhåller papper och reservdelar, får ändra inställningar och återställer driften. Fråga vad som händer när en enhet inte kan användas. Uppgifterna behöver ansvariga personer och plats i budgeten.
Skicka ett underlag som går att prissätta
Ange land, antal butiker, antal terminaler och önskad montering. Lista nödvändig skrivare, skanner och läsare. Ange befintligt kassasystem, applikation och betalleverantör om dessa har valts.
Lägg till platsbilder och användarstegen terminalen ska stödja. Begär hårdvarulista, avgifter, leveransvillkor, undantag och testplan. Skicka ert underlag för terminalhårdvara till YJCEN för att diskutera modell och delar som projektet behöver.
Vanliga frågor
Ingår beställningsprogramvara i terminalpriset?
Endast om det anges i offerten. Kontrollera applikation, licensperiod, funktioner, konfiguration och support. Fråga vem som ansvarar för varje del av tjänsten.
Kan alla kassasystem anslutas till en ny terminal?
Nej. Fråga kassaleverantören vilka anslutningar som stöds. Låt applikationsleverantören testa hela beställningsflödet innan utrullningen godkänns.
Minskar en terminal personalkostnaderna?
Det beror på kundernas användning och hur personalens arbete förändras. Mät pilotens resultat. Behandla inte hårdvaruköpet som en garanterad besparing.
