O custo de um terminal de autoatendimento abrange o hardware, o software, a implantação e os custos de operação do sistema completo. O preço da tela é apenas uma parte. Comece pela tarefa que o terminal precisa executar e peça a cada fornecedor uma cotação para o mesmo escopo.
Um terminal de informações pode precisar apenas de exibir um mapa. Um terminal de pedidos também pode precisar de receber pagamentos, imprimir comprovantes e enviar pedidos a um sistema de PDV. Cada tarefa adicional pode alterar os equipamentos, o software e o suporte necessários.
O que uma cotação de terminal deve incluir?
Uma cotação útil separa o terminal do trabalho necessário para colocá-lo em operação. Ela deve identificar o modelo, listar os componentes incluídos e indicar as cobranças únicas ou recorrentes. Peça ao fornecedor que marque cada item como incluído, opcional ou fornecido por terceiros.
| Item de custo | O que muda o preço? | O que pedir |
|---|---|---|
| Tela e computador | Tamanho da tela, sistema de toque, processador, memória e armazenamento | O modelo exato e a lista de hardware |
| Gabinete e suporte | Uso na parede, no balcão ou no piso; acabamento e identidade visual | Dimensões, peso e instruções de montagem |
| Leitor de pagamento | Modelo do leitor, montagem, país suportado e serviço de pagamento | Confirmação de suporte por escrito do provedor de pagamento |
| Scanner e impressora | Tipos de código, portas, tamanho de papel e acesso para reparos | Uma lista de componentes compatíveis e um teste de funcionamento |
| Software do terminal | Fluxo de pedidos, idiomas, recursos de acessibilidade e controles remotos | Uma demonstração das tarefas que seus usuários devem concluir |
| Conexão com o sistema de PDV | Dados do cardápio, preços, pedidos, estoque e situação dos pedidos | O fluxo de dados acordado e quem irá implementá-lo |
| Preparação do local | Energia, rede, montagem, testes e treinamento de pessoal | Um plano de implantação e uma lista clara das exclusões |
| Custos de funcionamento | Taxas de software, taxas de pagamento, papel, rede e serviço | Uma tabela de tarifas e os termos de suporte |
Uma foto do produto pode mostrar componentes opcionais. Verifique a cotação por escrito antes de presumir que uma impressora ou um leitor de cartões esteja incluído. Use as páginas do terminal de autoatendimento da YJCEN e do terminal modular para discutir o hardware necessário.
Defina o fluxo de pedidos antes de pedir um preço
Anote cada etapa, do primeiro toque do usuário até a conclusão da tarefa. Em um restaurante, isso pode significar escolher uma refeição, adicionar opções, pagar e receber um número de pedido. O pedido também precisa chegar à equipe ou ao sistema correto.
Liste o que deve acontecer quando algo der errado. Uma refeição pode esgotar, um pagamento pode falhar ou a impressora pode ficar sem papel. Decida o que a tela deve mostrar e como um membro da equipe pode ajudar.
Esses detalhes ajudam o fornecedor de software a calcular o preço do trabalho. Também ajudam você a testar o resultado. Se houver dúvida sobre onde termina a função do terminal, consulte nosso guia sobre terminais de autoatendimento e sistemas de PDV.
Verifique o suporte de pagamento antes de comprar hardware
Um leitor de cartões que se encaixa em um suporte não comprova que o sistema de pagamento funcione. O leitor, o serviço de pagamento, o aplicativo do terminal e o país de uso precisam ser compatíveis com o projeto. Peça aos fornecedores do aplicativo e do serviço de pagamento que confirmem o suporte à configuração proposta.
O guia da Square sobre pagamentos presenciais e o guia de configuração do Stripe Terminal descrevem formas diferentes de conectar serviços de pagamento. São referências úteis para o planejamento. Eles não confirmam que qualquer um dos dois serviços funcione com todos os modelos da YJCEN.
Defina quem fornecerá o leitor, configurará a conta de pagamento e resolverá as falhas de pagamento. Obtenha as tarifas atuais do provedor de pagamento para o seu mercado. Mantenha essas cobranças separadas do preço do hardware.
Separe o custo de compra dos custos de funcionamento
Custos únicos podem incluir equipamentos, personalização visual, configuração do software, conexão com o PDV, montagem e treinamento. Custos de operação podem incluir acesso ao software, serviço de rede, papel, suporte e taxas de pagamento.
Use a mesma quantidade de terminais e o mesmo período de planejamento para todas as propostas. Uma tarifa por dispositivo pode resultar em um total diferente de uma tarifa por loja. Verifique quando a cobrança começa e quais recursos o plano cotado inclui.
Custo inicial = terminais + componentes adicionais necessários + configuração do software + trabalho de integração + montagem + treinamento.
Custo de operação = software e suporte recorrentes + serviço de rede + suprimentos + taxas de pagamento + reparos planejados.
Se um preço for desconhecido, marque-o como aguardando cotação. Não registre zero. Mostre os itens opcionais em linhas separadas para que o comprador veja o que muda ao acrescentar uma opção.
Compare duas propostas sem omitir custos
Suponha que uma proposta inclua um terminal e uma impressora. Uma segunda proposta também inclui a configuração do software e o primeiro ano de suporte. Esse é um exemplo de escopo, não uma cotação da YJCEN. Comparar apenas os dois totais não mostra qual proposta atende aos requisitos.
Primeiro, liste os itens incluídos nas duas propostas. Depois, peça a cada fornecedor os preços dos trabalhos ausentes. Verifique se frete, montagem, treinamento da equipe e conexão com o PDV estão incluídos. Mantenha no total do projeto qualquer serviço contratado de terceiros.
Em seguida, compare as cobranças do ano seguinte. Uma proposta pode incluir software por um curto período de teste, enquanto outra pode incluir um período pago mais longo. Registre a data de término de cada serviço incluído e o custo de renovação.
Por fim, verifique o escopo do suporte. Uma garantia de peças pode cobrir um componente com defeito, mas deixar mão de obra ou frete por conta do comprador. Pergunte quem resolve uma falha na loja e quais custos estão cobertos pelos termos por escrito.
Preveja no orçamento o piloto e a implantação mais ampla
Um projeto piloto é um pequeno teste antes do pedido completo. Ele deve usar o terminal, a impressora, o leitor, o aplicativo e a conexão com o PDV escolhidos. Uma demonstração em outro computador pode apresentar o aplicativo, mas não esclarece todas as questões de hardware ou do local.
Separe os custos do piloto dos custos que se repetem. A configuração do aplicativo ou um layout com a identidade da marca podem ser compartilhados entre lojas. Trabalhos elétricos, suportes, transporte e treinamento ainda podem ser necessários em cada local. Pergunte quais cobranças ocorrem uma única vez e quais se aplicam por equipamento ou unidade.
Para um pedido em etapas, combine o prazo de validade da cotação. Verifique se os equipamentos posteriores usarão os mesmos componentes. Se mudar o leitor, o sistema operacional ou a versão do aplicativo, pergunte ao fornecedor responsável se será necessário testar novamente a configuração.
Use uma lista de verificação de aceitação clara
Combine quais verificações precisam ser aprovadas antes da aceitação do piloto. Teste um pedido completo e as situações comuns de falha. Registre os modelos de hardware e as versões de software usados no teste.
- Verifique se o pedido chega ao sistema correto com os itens e o preço certos.
- Verifique se um pagamento concluído ou malsucedido produz uma mensagem clara.
- Confirme como a equipe ajuda um usuário que não consegue concluir um pedido.
- Teste o que acontece depois de um reinício ou perda de serviço de rede.
- Mostre à equipe como repor o papel e acessar os componentes que precisam de manutenção.
- Registre cada pendência, seu responsável e o teste necessário para encerrá-la.
Use os resultados do piloto para confirmar o plano de implantação. Se uma etapa exigir ajuda da equipe com mais frequência do que o esperado, revise o fluxo das telas ou o processo de suporte antes de comprar mais equipamentos.
Planeje o suporte em cada loja
Defina um contato inicial para falhas, evitando que a equipe precise adivinhar qual fornecedor chamar. Esse contato deve saber quando envolver as equipes de hardware, aplicativo, PDV ou pagamentos.
Defina quem mantém o estoque de papel e peças de reposição, quem pode alterar configurações e como a equipe restaura o atendimento. Pergunte o que acontece enquanto um terminal fica fora de uso. Essas tarefas precisam de responsáveis definidos e de previsão no orçamento.
Envie requisitos que permitam aos fornecedores elaborar uma cotação
Informe o país, a quantidade de lojas e terminais e o método de montagem desejado. Liste a impressora, o scanner ou o leitor necessários. Identifique seu sistema de PDV, aplicativo e provedor de pagamento atuais, caso já tenham sido escolhidos.
Acrescente fotos do local e as etapas de uso que o terminal deve suportar. Solicite a lista de hardware, as tarifas, os termos de entrega, as exclusões e um plano de teste. Envie à YJCEN os requisitos de hardware do seu terminal para discutir o modelo e os componentes necessários ao projeto.
Perguntas frequentes
O preço do terminal inclui software para pedidos?
Somente quando a cotação informar isso. Verifique o aplicativo, o prazo da licença, os recursos, o trabalho de configuração e o suporte. Pergunte quem é responsável por cada parte do serviço.
Qualquer sistema de PDV pode se conectar a um novo terminal?
Não. Pergunte ao fornecedor do PDV quais conexões são suportadas. Peça ao fornecedor do aplicativo que teste o fluxo completo de pedidos antes de aprovar a implantação.
Um terminal reduzirá os custos com pessoal?
Isso depende de como os clientes o utilizam e de como muda o trabalho da equipe. Meça os resultados do piloto. Não trate a compra de hardware como uma economia garantida.
