Le coût d’une borne en libre-service comprend le matériel, le logiciel, la mise en service et l’exploitation du système complet. L’écran n’en représente qu’une partie. Définissez d’abord la tâche à accomplir, puis demandez à chaque fournisseur de chiffrer le même périmètre.
Une borne d’information peut n’avoir besoin que d’afficher un plan. Une borne de commande peut aussi devoir encaisser, imprimer un ticket et transmettre la commande au système de caisse. Chaque tâche supplémentaire peut modifier les besoins en matériel, logiciel et assistance.
Qu'est-ce qu'un devis de borne devrait inclure?
Un devis utile distingue la borne des prestations nécessaires à sa mise en service. Il précise le modèle, les composants inclus et les frais uniques ou récurrents. Demandez au fournisseur d’indiquer pour chaque poste s’il est inclus, optionnel ou fourni par un tiers.
| Poste de coût | Qu'est-ce qui change le prix? | Ce qu'il faut demander |
|---|---|---|
| Écran et ordinateur | Taille de l'écran, système tactile, processeur, mémoire et stockage | La liste exacte du modèle et du matériel |
| Boîtier et fixation | utilisation du mur, du comptoir ou du plancher; finition et marquage | Dimensions, poids et instructions de montage |
| Lecteur de paiement | Modèle de lecteur, montage, pays pris en charge et service de paiement | Confirmation écrite de compatibilité par le prestataire de paiement |
| Scanner et imprimante | Types de codes, ports, taille du papier et accès pour les réparations | Une liste des pièces supportées et un essai de fonctionnement |
| Logiciel de borne | Parcours de commande, langues, fonctions d’accessibilité et commandes à distance | Une démonstration des tâches que vos utilisateurs doivent accomplir |
| Connexion au point de vente | Données du menu, prix, commandes, stock et état des commandes | Le flux de données convenu et qui va le construire |
| Configuration du site | Alimentation, réseau, montage, essais et formation du personnel | Un plan de configuration et une liste claire d'exclusions |
| Frais de fonctionnement | Frais logiciels, frais de paiement, papier, réseau et service | Un barème de frais et des conditions d'appui |
Une photo peut montrer des composants optionnels. Vérifiez le devis avant de supposer qu’une imprimante ou un lecteur de cartes est inclus. Consultez les pages de la borne libre-service YJCEN et de la borne modulaire pour discuter du matériel nécessaire.
Définir le flux de commande avant de demander un prix
Décrivez chaque étape, du premier appui sur l’écran jusqu’à la fin de l’opération. Dans un restaurant, il peut s’agir de choisir un repas, d’ajouter des options, de payer et de recevoir un numéro de commande. La commande doit également parvenir au personnel ou au système concerné.
Définissez ce qui doit se passer en cas de problème : un plat peut être épuisé, un paiement peut échouer ou l’imprimante peut manquer de papier. Prévoyez ce que l’écran doit afficher et comment un employé peut intervenir.
Ces détails aident un fournisseur de logiciels à évaluer le travail. Ils vous aident également à tester le résultat. Si vous n'êtes pas sûr de la fin du rôle de la borne, consultez notre guide comparatif entre borne et système de caisse.
Consulter la liste de vérification pour choisir une borne libre-service.
Vérifiez le support de paiement avant d'acheter du matériel
Le fait qu’un lecteur de cartes s’adapte à un support ne prouve pas que le système de paiement fonctionnera. Le lecteur, le service de paiement, l’application de la borne et le pays d’utilisation doivent tous être compatibles avec le projet. Faites confirmer la configuration par les fournisseurs de l’application et du service de paiement.
Le guide Square des paiements en personne et le guide de configuration de Stripe Terminal décrivent différentes façons de connecter des services de paiement. Ces références sont utiles pour la planification, sans confirmer leur compatibilité avec tous les modèles YJCEN.
Déterminez qui fournit le lecteur de paiement, configure le compte et résout les incidents de paiement. Demandez au prestataire les tarifs en vigueur sur votre marché. Distinguez ces frais du prix du matériel.
Séparer le coût d'achat des frais de fonctionnement
Les coûts initiaux peuvent inclure l’équipement, la personnalisation de marque, le paramétrage du logiciel, la connexion au système de caisse, la pose et la formation. Les frais récurrents peuvent comprendre l’accès au logiciel, le réseau, le papier, l’assistance et les frais de paiement.
Utilisez le même nombre de bornes et la même période de planification pour chaque offre. Un prix par appareil peut produire un total différent d'un prix par magasin. Vérifiez quand la facturation commence et quelles caractéristiques le plan cité comprend.
Coût initial = unités de borne + pièces supplémentaires requises + installation logicielle + travail de connexion + montage + formation.
Coût de fonctionnement = logiciel et support récurrents + service réseau + fournitures + frais de paiement + réparations prévues.
Si un prix est inconnu, marquez-le comme en attente d'un devis. N'entrez pas zéro. Afficher les éléments optionnels sur des lignes séparées afin que l'acheteur puisse voir ce qui change quand une option est ajoutée.
Comparer deux offres sans oublier de coûts
Supposons qu’un devis comprenne une borne et une imprimante, et qu’un second ajoute la configuration du logiciel et un an d’assistance. Il s’agit d’un exemple de périmètre, pas d’un devis YJCEN. Comparer uniquement les totaux ne permet pas de savoir quelle offre répond au cahier des charges.
Listez d’abord les éléments inclus dans les deux offres, puis demandez à chaque fournisseur de chiffrer les prestations manquantes. Vérifiez si le transport, l’installation, la formation du personnel et la connexion à la caisse sont inclus. Intégrez aussi au budget les prestations achetées à un tiers.
Comparez ensuite les frais de l’année suivante. Une offre peut inclure une courte période d’essai du logiciel, tandis qu’une autre prévoit une période d’utilisation payante plus longue. Notez la date de fin de chaque service inclus et son coût de renouvellement.
Enfin, vérifiez l’étendue de l’assistance. Une garantie sur les pièces peut couvrir un composant défectueux tout en laissant les frais de main-d’œuvre ou de transport à l’acheteur. Demandez qui intervient en cas de panne en magasin et quels frais sont couverts par les conditions écrites.
Budget pour un projet pilote et un déploiement plus large
Un projet pilote est un essai limité avant la commande complète. Il doit utiliser la borne, l’imprimante, le lecteur, l’application et la connexion au système de caisse prévus. Une démonstration sur un autre ordinateur peut présenter l’application, mais ne permet pas de valider toutes les contraintes matérielles ou du site.
Distinguez les coûts du pilote de ceux des déploiements suivants. La configuration de l’application et une mise en page aux couleurs de la marque peuvent être partagées entre magasins. Les travaux électriques, les supports, le transport et la formation restent parfois nécessaires sur chaque site. Demandez quels frais sont uniques et lesquels s’appliquent par appareil ou par site.
Pour une commande livrée par étapes, convenez de la durée de validité du devis. Vérifiez si les unités ultérieures utiliseront les mêmes composants. Si le lecteur, le système d’exploitation ou l’application change de version, demandez au fournisseur concerné si de nouveaux essais sont nécessaires.
Utiliser une liste de contrôle d'acceptation claire
Convenez des critères de réussite avant de valider le pilote. Testez une commande complète et les scénarios de panne courants. Consignez les modèles et versions logicielles utilisés.
- Vérifiez que la commande atteint le bon système avec les bons éléments et le prix.
- Vérifiez qu'un paiement réussi ou échoué produit un message clair.
- Confirmez comment le personnel aide un utilisateur qui ne peut pas terminer une commande.
- Testez ce qui se passe après un redémarrage ou une perte de service réseau.
- Montrez au personnel comment remplacer le papier et atteindre les pièces qui ont besoin de service.
- Consigner chaque problème non résolu, son responsable et le test nécessaire pour le clôturer.
Utilisez les résultats du projet pilote pour confirmer le plan de déploiement. Si une étape a besoin de l'aide du personnel plus souvent que prévu, examinez le flux d'écran ou le processus de soutien avant de commander plus d'unités.
Planifier le soutien dans chaque magasin
Choisissez un premier contact pour les défauts afin que le personnel n'ait pas à deviner quel fournisseur appeler. Ce contact doit savoir quand impliquer le matériel, l'application, le POS ou l'équipe de paiement.
Déterminez qui gère le papier et les pièces de rechange, qui peut modifier les réglages et comment le personnel rétablit le service. Précisez l’organisation prévue lorsqu’un appareil est indisponible. Ces tâches doivent avoir des responsables désignés et être prévues au budget.
Envoyer un cahier des charges permettant aux fournisseurs de chiffrer le projet
Inclure le pays, le nombre de magasins, le nombre de bornes et la méthode de montage préférée. Énumérez l'imprimante, le scanner ou le lecteur nécessaire. Nommez votre POS, app et fournisseur de paiement actuel si vous l'avez choisi.
Ajoutez des photos du site et le parcours que la borne doit prendre en charge. Demandez la liste du matériel, les frais, les conditions de livraison, les exclusions et un plan d’essai. Envoyez à YJCEN votre dossier matériel de borne pour discuter du modèle et des composants nécessaires au projet.
Foire aux questions
Est-ce qu'un prix de borne comprend un logiciel de commande?
Uniquement si le devis le précise. Vérifiez l’application, la durée de licence, les fonctions, la configuration et l’assistance. Demandez qui est responsable de chaque prestation.
Tout système de caisse peut-il se connecter à une nouvelle borne ?
Non. Demandez au fournisseur de la caisse quelles connexions sont prises en charge. Faites tester le parcours de commande complet par le fournisseur de l’application avant d’approuver le déploiement.
Une borne réduit-elle les coûts de personnel ?
Cela dépend de la façon dont les clients l'utilisent et de la façon dont le travail du personnel change. Mesurer les résultats du pilote. Ne traitez pas l'achat de matériel comme une économie garantie.
